Wat is nu de meerwaarde van online intakes, testen of scans?

Online testen via IntakePortalDit is een vaak gestelde vraag als ik met potentiële klanten van IntakePortal praat. En eigenlijk is het een goede vraag. Negen van de tien bedrijven die gebruik maken van online testen of vragenlijsten hebben dit al via een Word document geregeld, hebben een formulier op hun website staan of gebruiken een invulbaar pdf-je. En in veel gevallen werkt dit prima en is er geen noodzaak om het aan te passen.

Toch zijn er een aantal zaken waar je eens bij stil kunt staan als jij jezelf de vraag stelt of een online test of vragenlijst misschien niet beter via een online platform geregeld kan worden. Voor iedere organisatie is het een afweging op zich en er zijn natuurlijk heel veel individuele punten te verzinnen die voor iedereen weer anders zijn. Toch zijn er een aantal die altijd terugkeren, in ieder gesprek. Een aantal wil ik graag doornemen en ik hoop hiermee een aantal ideeën te kunnen genereren of in ieder geval het denkproces een beetje te vergemakkelijken of aan te vullen.

1. Tijdbesparen

Vraag je af of de applicatie je tijd gaat besparen. Kun je de vragenlijst benaderbaar maken via je website of kun je een link genereren die je eenvoudig kunt doormailen? Wat gebeurt er met de data die wordt verzamelt: wordt hiervan een rapport gegenereerd of moet ik dat zelf doen. En is dat rapport dan gelijk toegankelijk voor de deelnemer en de personen in mijn organisatie die dit rapport moeten kunnen inzien?

Zo maar een paar punten waarmee je tijd kunt besparen. Zeker als je veel met testen, intakes, evaluaties, et cetera te maken hebt, kan dit redelijk oplopen.

2. Aanpassingen

Kan ik zelf (of mijn medewerkers) makkelijk aanpassingen doorvoeren?  Zowel in de lay-out, als in de vragenlijst en de rapportage? Kan ik die rechten beheren? Is het mogelijk om vragenlijsten aan te passen op bijvoorbeeld individuele klanten en hieraan misschien een eigen huisstijl aan toe te voegen?

Met name de laatste vraag kom ik vaak tegen.  Vaak wordt gevraagd of de inhoud van de vragenlijst, rapportage en lay-out  makkelijk aan te passen is aan individuele klanten. Daarbij is het belangrijk om te bekijken wie die aanpassingen kan doorvoeren. Enerzijds omdat een externe partij hier waarschijnlijk kosten voor rekent en anderzijds vanwege de tijdsdruk die soms aanwezig is.

Verder moet je bekijken of maatwerk überhaupt mogelijk is. Hoe gaat een aanbieder om met jouw specifieke wensen en wat rekenen ze hiervoor?

3. Zowel groepen als individuele testen en resultaten

Ook een vaak voorkomende situatie is het feit dat de vragenlijst de ene keer door een individu ingevuld wordt en de andere keer door een groep mensen. Moet je hiervoor meerdere vragenlijsten hebben of volstaat één. Hoe zit het met de resultaten: kun je in het geval van een groep enkel de resultaten van de gehele groep bekijken of kun je dit ook uitsplitsen naar een individu? En wat als de leden van de groep deze resultaten moeten kunnen bekijken (zowel de individuele en de groepsresultaten)?

Dit is iets waar vaak overheen gekeken wordt en waar stiekem toch ook veel tijd in gaat zitten als het niet automatisch wordt opgelost.

4. Professionaliteit

Naast natuurlijk alle functionaliteiten en het gemak, moet de omgeving waarin de vragenlijst draait er gewoon professioneel uitzien. Hierdoor vallen vaak de gratis online varianten af. Soms ziet het er niet uit en kun je qua opmaak helemaal niets veranderen. Helemaal erg is een omgeving waarin advertenties worden getoond. Je moet er toch niet aan denken dat tijdens het invullen van jouw vragenlijst een advertentie van je concurrent voorbij komt?

5. Prijs

Uiteraard is de prijs een belangrijke factor. Want: “wat mag dit kosten? “ wordt altijd afgewogen tegen: “wat levert mij dit op?”.  Denk hierbij met name aan tijdsbesparing, kwaliteit en uitstraling.

6. Wat maakt mij uniek?

Wat moet de applicatie voor mij doen en kunnen? We laten ons snel meevoeren in een aantal stappen en krijgen daardoor soms een systeem waardoor we onze werkwijze moeten veranderen of te maken krijgen met zogenaamde work arounds.

Is dit wat we willen? Is dit wat we nodig hebben? Een verandering van werkwijze hoeft immers niet direct fout te zijn. Ook kunnen we leren van de werkwijze die door andere bedrijven wordt gehanteerd. Maar bekijk altijd welke impact dit heeft op je organisatie en de eventuele implementatie. Een applicatie moet iets toevoegen.

Natuurlijk zijn er nog veel meer punten te verzinnen en elke organisatie heeft zijn eigen wensen en eisen. Bedenk echter dat er technisch altijd wel een oplossing is, maar waar het op aankomt is dat de applicatie doet wat jij er van verwacht en jouw werkwijze aanvult op de manier die jij graag wilt. Bel eens wat aanbieders op en laat je adviseren. Je zult merken dat er veel verschil is tussen de aanbieders en de mensen die daar werken. Ga niet gelijk voor de goedkoopste, maar bekijk ook of de aanbieder snapt wat jij wilt en in staat is mee te denken op een breder vlak dan enkel het technische aspect.

Via: http://www.intakeportal.com/blog.html  

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s